Tata Tertib & Ketentuan Penggunaan Presensi SIPANDAI

Setiap pegawai di lingkungan RSUD Dr. Ir. Iwan Bokings (baik ASN PNS, PPPK, maupun tenaga kontrak/BLUD) wajib mencatatkan kehadiran kerja secara mandiri menggunakan aplikasi resmi SIPANDAI Mobile sesuai dengan jadwal kerja atau pembagian shift dinas yang telah ditetapkan.

Data kehadiran yang terekam secara sah pada peladen SIPANDAI merupakan satu-satunya sumber data resmi yang digunakan oleh Sub Bagian Kepegawaian dalam menyusun rekapitulasi disiplin bulanan, evaluasi kinerja, serta perhitungan Tambahan Penghasilan Pegawai (TPP) dan insentif pelayanan.

Pada saat melakukan presensi masuk (clock-in) maupun presensi pulang (clock-out), pegawai wajib mengambil swafoto (selfie) wajah asli secara langsung di tempat kerja dengan pencahayaan yang jelas dan tanpa penutup wajah yang menghalangi identifikasi biometrik.

Dilarang keras melakukan tindakan manipulasi biometrik dalam bentuk apa pun, termasuk namun tidak terbatas pada memindai cetakan foto kertas, memindai foto/video dari layar gawai lain, meminjamkan akun kepada rekan kerja, atau mewakili presensi pegawai lain (praktik joki absen).

Setiap upaya pemalsuan biometrik yang terdeteksi oleh algoritma anti-spoofing maupun audit visual pengawas akan dibatalkan status kehadirannya (dianggap Tidak Hadir/Alpa) dan diproses sesuai ketentuan hukuman disiplin pegawai.

Perekaman kehadiran reguler wajib dilakukan ketika pegawai sudah berada secara fisik di dalam batas zona radius koordinat resmi (geofence) area RSUD Dr. Ir. Iwan Bokings yang telah ditetapkan oleh manajemen.

Pegawai dilarang mengaktifkan atau menggunakan aplikasi pemalsu lokasi (Fake GPS, Mock Location, lokasi tiruan, atau emulator) pada perangkat selulernya. Sistem SIPANDAI secara otomatis menolak transaksi presensi dari perangkat yang terdeteksi menggunakan manipulasi lokasi dan mencatat insiden tersebut ke dalam log keamanan kepegawaian.

Apabila pegawai ditugaskan secara insidentil di titik pelayanan di luar radius utama (seperti posko kesehatan atau rujukan medis), perekaman kehadiran harus dilakukan melalui fitur Presensi Luar Radius dengan menyertakan alasan kedinasan dan bukti foto lapangan untuk diverifikasi atasan.

Untuk menjamin akuntabilitas personal, berlaku kebijakan pengikatan perangkat tunggal (1 Akun Pegawai = 1 Perangkat Smartphone Terdaftar). Akun pegawai tidak dapat digunakan untuk login atau melakukan presensi pada perangkat milik pegawai lain.

Apabila pegawai mengganti perangkat smartphone karena kerusakan, kehilangan, atau pembaruan perangkat pribadi, pegawai wajib mengajukan permohonan pembaruan pengikatan gawai melalui formulir Pengajuan Pergantian Gawai pada aplikasi dengan mencantumkan alasan yang sah untuk disetujui oleh Administrator Kepegawaian.

Pegawai wajib melakukan presensi masuk (clock-in) sebelum atau tepat pada jam mulai shift dinas, serta melakukan presensi pulang (clock-out) setelah jam berakhirnya shift dinas sesuai jadwal roster masing-masing ruangan/instalasi.

Keterlambatan presensi masuk yang melampaui batas toleransi yang ditetapkan akan tercatat secara otomatis dalam menit keterlambatan dan diperhitungkan dalam pengurangan skor disiplin kehadiran.

Penting — Aturan Penutupan Otomatis (DITUTUP_SISTEM): Pegawai yang lupa atau tidak melakukan presensi pulang (clock-out) hingga melewati batas waktu toleransi penutupan shift akan ditutup transaksinya secara otomatis oleh sistem. Sesuai kebijakan instansi, transaksi yang ditutup otomatis oleh sistem karena kelalaian clock-out dihitung memiliki capaian durasi 0 (nol) jam kerja efektif kecuali diajukan koreksi yang sah dan disetujui berjenjang.

Pegawai yang melaksanakan tugas kedinasan di luar rumah sakit wajib mengajukan permohonan melalui menu Dinas Luar dengan mengunggah dokumen Surat Perintah Tugas (SPT) resmi yang ditandatangani pejabat berwenang.

Pengajuan cuti tahunan, cuti melahirkan, cuti alasan penting, maupun izin sakit wajib diajukan melalui menu Pengajuan Cuti/Izin dengan melampirkan dokumen bukti pendukung (seperti Surat Keterangan Dokter untuk izin sakit) sesuai batas waktu administrasi kepegawaian.

Pertukaran jadwal jaga (tukar shift) antar-pegawai di unit pelayanan wajib diajukan melalui fitur Tukar Dinas pada aplikasi dan hanya berlaku sah setelah mendapatkan persetujuan dari rekan pengganti serta Kepala Ruangan/Atasan Langsung.

Fitur Koreksi Presensi disediakan khusus untuk kondisi darurat pelayanan medis (seperti tindakan operasi/penanganan pasien gawat darurat yang tidak memungkinkan pegawai memegang gawai tepat waktu) atau gangguan teknis sistem yang terverifikasi.

Setiap pengajuan koreksi presensi dan pencatatan lembur wajib disertai keterangan kronologis yang jujur serta lampiran bukti sah untuk diperiksa dan disetujui secara berjenjang oleh Atasan Langsung dan Sub Bagian Kepegawaian.

Dengan masuk (login) dan menggunakan aplikasi SIPANDAI Mobile, setiap pegawai menyatakan telah membaca, memahami, dan menyetujui untuk mematuhi seluruh butir Tata Tertib & Ketentuan Penggunaan Presensi ini dengan penuh tanggung jawab.

Segala bentuk pelanggaran terhadap tata tertib ini, manipulasi data kehadiran, atau penyalahgunaan wewenang persetujuan akan dikenakan sanksi administratif, pemotongan komponen Tambahan Penghasilan Pegawai (TPP), hingga penjatuhan hukuman disiplin sesuai Peraturan Pemerintah tentang Disiplin Pegawai Negeri Sipil dan peraturan internal RSUD Dr. Ir. Iwan Bokings.